Kaip valdyti pirkimo dokumentus?

Bene vienas sudėtingiausių darbų įmonėje yra tinkmas pirkimo dokumentų valdymas. Dažnai tai tampa galvos skausmu kai įmonės finnasininkui tenka iš visų padalinių surinti visus su pirkimais susijusius dokumentus, kurie būtų faktiškai aktualūs ir nevėluojantys. Tuomet atsiranda įvairūs informacijos neatitikimai ir konfliktai tarp padalinių, nes dažnai šių pirkimų derinimas užsitęsia ar nėra iki galo suderintas. Toks sprendimų vilkinimas labai trukdo įmonės strateginių tikslų įgyvendinimui, todėl svarbu įsidiegti tinkamą valdymo sistemą, kuri padėtų centralizuotai koordinuoti pirkimo dokumentus ir vykdyti jų kontrolę bei analizę.

Pirkimų valdymo sistema jums padės pagreitinti ir automatizuoti pirkimo ir tiekimo procesą bei sumažinti veiklos išlaidas. Ji padeda efektyviai valdyti pirkimų veiklą, išleidžiant ir patvirtinant įvairių pirkimų prašymus, renkant ir įvertinant komercinius pasiūlymus, vykdant jų atranką ir pradedant užsakymo procesą, patvirtinti sąskaitas, taip pat kaupti informaciją apie tiekėjus, sandorius ir pirkimų istorijos informaciją.

Pirkimo dokumentų valdymo sistema padės lengviau parengti prekių užsakymą naudojantis jau sukurtais šablonais; sklandžiai suderinti prekių užsakymą organizacijos viduje; sklandžiai organizuoti pirkimų derinimo procesus; matyti visą su atliktais ar vykdomais pirkimais susijusią informaciją ir kontroliuoti organizacijos išlaidas; po ranka turėti visa informaciją, susijusią su tiekėjų kontaktais ir jų teiktais komerciniais pasiūlymais. Tai padės efektyviai ir sklandžiai parengti ir valdyti pirkimo dokumentus, kuriuos lengvai eksportuosite ir apjungsite su turima buhalterinės apskaitos sistema. Taip pat galima šioje sistemoje nustatyti automatinį pirkimo dokumentų būsenos fiksavimą, valdyti apmokėjimų datas. Naudodami specialius filtrus, jūs galite lengvai valdyti prekių korteles, fiksuoti naujus pirkimo dokumentus ar reikalui esant atsispausdinti norimus dokumentus.

Naudojantis pirkimo dokumentų valdymo sistema galėsite lengvai pasiekti, patikrinti dokumentų būsenas ar atlikti prašymų patvirtinimo bei atmetimo funkcijas. Taip pat galima stebėti mokėjimus, faktines ir planuojamas išlaidas.