Išankstiniai susitikimai dėl pirkimo konkursų

Kartais, dalyvavimas pirkimo konkursuose procesas, apima ir išankstinius susitikimus. Pirkimo dalyviai, gali būti kviečiami į pradinį instruktažą apie dalyvavimą konkursuose, taip galėdami išsiaiškinti visą eigą, užduoti klausimus, taip pat, dažnai leidžiama apžiūrėti internetines svetaines, kuriose bus skelbiami juos dominantys pirkimai. Taip yra lengviau suprasti svetainės specifikaciją ir surasti įrankių išdėstymo vietas. Tokių susitikimų dėka, konkursų ieškojimo ir dalyvavimo eiga yra sklandesnė ir išvengiama nereikalingų klausimų. Paprastai, visi konkurso dalyviai dalyvauja grupinėse sesijose, bet dažnai yra rengiami ir individualūs susitikimai.

Išankstinių susitikimų nauda. Išankstinių susitikimų rengimas atneša naudos ne vien pirkėjams, bet ir pačioms įmonėms, kurios juos rengia. Pirmiausia, tai parodo pirkėjams, kad jūs į pirkimą žiūrite rimtai. Taip pat, atsiranda galimybė susitikti su visa pirkimo komanda. Tokiu būdu galima užmegzti glaudesnius ryšius, tiek iš pirkėjo, tiek iš pardavėjo pusės. Tai padarius, viešojo pirkimo eiga bus sklandesnė. Išankstiniai susitikimai, dar gali būti naudinga priemonė ir kvalifikuotiems konkursams sudaryti. Pirkėjai sužinoję daugiau detalių, gali lengviau apsispręsti ar prieš tai juos dominantis konkursas tikrai yra jiems naudingas. Išankstinių susitikimų nauda, labai jaučiama, tiek iš kliento pusės, tiek iš įmonės, kuri suteikia teisę, dalyvauti konkurse.

Ką daryti išankstinių susitikimų metu. Vertėtų apsvarstyti, kas turėtų dalyvauti pirkimų išankstiniuose susitikimuose, tiek iš pirkėjo, tiek iš tiekėjo pusės. Prieš prasidedant susitikimui, kiekvienas dalyvaujantis jame, jau turėtų žinoti apie ką bus kalbama susitikime, kad iš anksto būtų galima pasiruošti dominančių klausimų. Todėl, čia atsiranda svarbu, dalyvaujančių susitikime žmonių kompetencija, kaip jie išmano savo veiklos sritį atsakinėdami į jiems užduotus klausimus. Tai yra labai svarbu, nes kuo daugiau pirkėjas su pardavėju sužinos apie vienas kitą bei kuo daugiau pirkėjas išsiklausinės detalių, tuo sklandesnė bus viešųjų konkursų eiga. Susitikime dalyvauti yra naudinga pardavėjui, kuris kartais gali daugiau žinoti ko reikia pirkėjui, nei pats pirkėjas. Tokiu atveju, pirkėjas gali susižinoti papildomos naudingos informacijos, apie kurią net nebuvo pagalvojęs. Susitikimus galima vykdyti ir neformalioje aplinkoje, pavyzdžiui, jei šalia jūsų yra parkas, galima apsilankyti jame, taip bus išvengiama formalumų ir pašnekovai jausis laisviau, bet atsiranda papildomų kliūčių, kaip nereikalingas triukšmas, kuris gali blaškyti, taip pat, tokiuose susitikimuose daug žmonių dalyvauti nebegali, rekomenduojamas žmonių skaičius 2 – 3 žmonės.

Viešieji pirkimai ir jų vykdymo eiga užima daug laiko ir pastangų, todėl jei norite maksimaliai išnaudoti savo galimybes, yra patartina, po išankstinio susitikimo dalyvauti, visuose kituose organizuojamuose konkurso susirinkimuose. Taip seksite ir nepraleisite visos aktualios informacijos, kuri gali padidinti sėkmę, laimėti dabartinius ir ateityje suplanuotus konkursus. Jei įmonė neorganizuoja išankstinių susitikimų, rekomenduojama patiems pasiteirauti dėl tokios galimybės, tikėtina, kad jei įmonė to neorganizuoja, vis tiek, jus pasikvies.